Abbiamo recentemente annunciato il lancio della nostra nuovissima funzione di gestione del consenso in Fotoware, che rende più facile per gli utenti raccogliere e gestire i moduli di consenso, e rispettare il GDPR. Fotoware è la prima soluzione di Digital Asset Management al mondo ad offrire questa funzione, che è diventata sempre più importante dopo l’introduzione del GDPR. Quindi, come funziona questa funzione e cosa può offrire al vostro team?
Le sfide del GDPR per le immagini
Anche se il GDPR esiste ormai da tre anni, molte organizzazioni hanno ancora problemi di conformità, soprattutto in relazione al trattamento delle immagini con persone identificabili. Non riguarda solo i paesi dell’UE, perché anche quelli situati al di fuori dell’UE possono essere tenuti a rispettare le leggi a seconda di dove fanno affari. L’uso delle immagini può essere un’area particolarmente difficile, con molti processi inefficienti, poiché spesso comporta la gestione di alti volumi di dati personali, con più foto per un soggetto. Ecco perché le soluzioni per la gestione delle immagini conformi al GDPR stanno diventando sempre più importanti.
I vantaggi della gestione del consenso in Fotoware
Avete un sistema adeguato per documentare il consenso per le immagini che conservate e usate? O avete un processo in atto per quando qualcuno ritira il suo consenso? E per quanto riguarda i grandi eventi, come si fa a raccogliere il consenso quando ci sono molti partecipanti diversi? Queste domande presentano il tipo di sfide che possono essere risolte utilizzando i nuovi moduli di consenso in Fotoware.
La funzione offre diversi vantaggi, tra cui:
- Richiedere e raccogliere il consenso rapidamente e con semplicità
- Fornire una panoramica completa di chi ha dato il consenso e a cosa – Per esempio, mentre una persona potrebbe acconsentire a condividere le proprie immagini sui social media, un’altra potrebbe acconsentire solo a farle memorizzare e condividere internamente
- Maggiore flessibilità ed efficienza con la possibilità di utilizzare la funzione su mobile, così come su fisso
- La possibilità di progettare più moduli di consenso su misura per le vostre esigenze
- Un codice QR incorporato che può consentire a un gran numero di persone di fornire il consenso di propria iniziativa
Tre modi di usare i moduli di consenso
1. Raccogliere il consenso delle persone internamente o esternamente via e-mail
Con questa nuova funzione, puoi creare nuovi moduli in qualsiasi momento e inviarli alle persone da cui vuoi raccogliere il consenso. Puoi inviarli in massa agli utenti o scrivendo singoli indirizzi email. Una volta che qualcuno riceve un’email, spunterà le caselle per dare il proprio consenso e accettare per cosa possono essere usate le immagini. Queste caselle possono essere configurate dall’editore e possono chiedere al destinatario di acconsentire all’archiviazione interna, alla condivisione o alla pubblicazione delle immagini.
Una volta che il modulo è stato compilato e le caselle sono state controllate, il destinatario può firmare il modulo, caricando la sua firma o scrivendola direttamente sullo schermo. Il destinatario può quindi cliccare su “conferma” e inviare il modulo, che sarà visibile nel sistema e contrassegnato come “firmato”.
2. Raccogliere il consenso di molte persone diverse utilizzando un codice QR
A volte c’è bisogno di raccogliere il consenso di così tante persone che potresti non sapere nemmeno il nome o l’email di tutti. Questo potrebbe essere durante un evento o un concorso, per esempio, e in tali situazioni, il codice QR è un’alternativa incredibilmente efficace. Ogni modulo ha il suo codice unico, che può essere scaricato e stampato quando necessario. In questo modo, i partecipanti possono offrire il consenso da soli senza ricevere alcuna richiesta dall’editore. Semplicemente scansionano il codice e vengono reindirizzati al modulo, che possono compilare con le informazioni necessarie.
3. Tenere traccia di tutti i moduli e del loro stato in ogni momento
Uno degli aspetti più importanti per garantire la conformità al GDPR è il controllo. Dovete avere il controllo di chi ha offerto il suo consenso e a cosa ha acconsentito. In caso contrario, come potreste sapere se siete autorizzati a utilizzare un’immagine per un compito specifico? È qui che i moduli di consenso di Fotoware vi rendono la vita molto più facile.
Gestendo tutte le forme di consenso attraverso un sistema centrale, sapete sempre dove guardare se ci sono incertezze sui diritti di utilizzo. Potete trovare facilmente i moduli giusti, ordinandoli in base ai nomi dei firmatari, alla data della richiesta, alla data della firma e così via.
In questo modo, se mai vi doveste chiedere se un dipendente ha acconsentito all’uso delle sue immagini nei social media, o quali partecipanti hanno firmato il modulo di consenso durante un evento, potrete trovare la risposta in un paio di clic.
Il futuro del GDPR e dei moduli di consenso
Il GDPR e le politiche sulla privacy non se ne andranno presto, e molto probabilmente influenzeranno il modo in cui lavoriamo con le immagini per molti anni a venire. La gestione del consenso è, quindi, qualcosa da abbracciare il prima possibile, e con i moduli di consenso in Fotoware, potete fare proprio questo.
Questa funzione è attualmente disponibile per tutti i clienti SaaS con un piano Professional, o come add-on per i piani Team e Small Business. La funzione sarà disponibile anche per gli utenti on-premise nel corso dell’anno.
Questa è un’innovazione con un enorme potenziale che farà risparmiare ore di lavoro manuale per le organizzazioni, oltre ad aiutare ad evitare la prospettiva di importanti sanzioni per non essere conformi al GDPR. Abbiamo molti piani per ulteriori sviluppi in quest’area, quindi rimanete sintonizzati.
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