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Oggi la digitalizzazione sta diventando una priorità per Gallerie, Biblioteche, Archivi e Musei (GLAM) per proteggere la loro collezione e migliorare l’accessibilità. Oltre alle opere d’arte e alle collezioni, i GLAM devono archiviare e gestire un’ampia gamma di beni digitali, come immagini e video di eventi e attività, materiali di marketing e documenti da condividere con i vari stakeholder interni ed esterni.
Sebbene un sistema di gestione delle collezioni offra ai curatori molte funzioni per gestire le collezioni digitali, spesso non è orientato a facilitare la collaborazione interdipartimentale e a creare flussi di lavoro. Una soluzione di Digital Asset Management (DAM) consente di memorizzare, categorizzare, archiviare e gestire tutti i tipi di beni digitali necessari per le operazioni museali, nonché di snellire i processi automatizzando le attività ripetitive.
“La soluzione di Digital Asset Management di Fotoware svolge un ruolo essenziale nel raggiungimento di questo obiettivo, aiutando a gestire l’organizzazione, la provenienza, la condivisione, la fruibilità, il salvataggio, la storia e la distribuzione delle collezioni – tutti requisiti per la sostenibilità nel 21° secolo.”
Donna Miller – Amministratore del sistema DAM e di gestione delle collezioni presso il Museo del Queensland
Ecco 7 caratteristiche chiave di una soluzione DAM per aiutare i GLAM a velocizzare le operazioni quotidiane, aumentare la produttività e gestire le loro preziose collezioni:
1. Arricchire automaticamente gli asset con i metadati
I metadati sono parte integrante della conservazione e della gestione di un bene digitale. Grazie all’automazione del flusso di lavoro, le immagini aggiunte a una soluzione DAM possono essere arricchite con metadati estratti automaticamente dal database del sistema di gestione delle collezioni. Le risorse possono essere ulteriormente arricchite con metadati quali le restrizioni d’uso e i diritti creativi.
È inoltre possibile semplificare i flussi di lavoro per la fotografia di mostre ed eventi. Quando i fotografi caricano le immagini dopo un evento, i metadati possono essere applicati automaticamente nel back-end in base a un modello preimpostato che contiene le informazioni sull’evento. Questo riduce al minimo la quantità di metadati inseriti dal fotografo.
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2. Organizzare i contenuti utilizzando le tassonomie
Le tassonomie sono elenchi predefiniti che consentono di trovare più rapidamente i contenuti giusti e aiutano a mantenere coerente ed efficiente l’uso dei metadati da parte dell’organizzazione.
Organizzando gli asset in collezioni logiche, tutti i reparti con l’accesso richiesto possono cercare e navigare nelle collezioni. I metadati degli asset possono essere utilizzati per creare tassonomie di navigazione, che guidano gli utenti verso i contenuti pertinenti senza richiedere la conoscenza di complesse query di ricerca; ciò è particolarmente utile per le collezioni rese pubbliche attraverso il sito web dell’organizzazione, dove i visitatori ricevono una rappresentazione visiva delle categorie di contenuti che possono trovare nelle collezioni pubbliche.
Le tassonomie vengono utilizzate sia per l’inserimento dei metadati sia come navigazione quando gli utenti cercano i contenuti. Ciò significa che le tassonomie possono eliminare il fastidio di aggiungere metadati alle nuove risorse archiviate nel sistema.
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3. Condivisione di contenuti da parte dell’utente
Per condividere una raccolta di risorse con altri, un utente può creare degli album. Le autorizzazioni per la condivisione dei contenuti possono essere gestite a livello centrale. A seconda dei permessi di condivisione concessi all’utente, questi può condividere gli album internamente, con altri utenti e gruppi registrati nel sistema, o esternamente. Quando si condivide all’esterno, l’utente invia un’e-mail con un link all’album e fornisce i diritti di visualizzazione e/o di download.
“Prima, se qualcuno voleva un’immagine da noi, dovevamo fare tutto via e-mail e poi inviare il trasferimento del file attraverso qualcosa come Dropbox, il che richiedeva molto lavoro e ingombrava i dipendenti. Ora, ciò significa che qualcosa che prima richiedeva diversi giorni è stato ridotto a poche ore”.
Leslie Calderone – Director of the Digital Library at The White House Historical Association
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4. Un portale self-service con flussi di lavoro di approvazione
È possibile personalizzare il livello di self-service della soluzione Fotoware in vari modi, per adattarlo al livello ideale della propria organizzazione.
Ad esempio, gli utenti autenticati possono avere accesso agli archivi in base al loro dipartimento. In questo modo possono accedere completamente ai contenuti del proprio reparto e in sola lettura a quelli di un altro reparto.
Per utilizzare i contenuti appartenenti a un altro reparto, gli utenti devono completare un processo di approvazione. Questo può avvenire, ad esempio, tramite un flusso di ordini in cui l’utente richiedente deve indicare l’uso previsto delle risorse richieste. Quando si concede l’accesso a un insieme di risorse, l’amministratore può impostare una data di scadenza per limitare il tempo di utilizzo.
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5. Controllo degli accessi granulare
L’accesso agli asset in Fotoware può essere impostato su singoli archivi con un elenco di accesso granulare che controlla ciò che ogni utente/gruppo può o non può fare all’interno dell’archivio.
Agli utenti esterni all’organizzazione può essere concesso un accesso limitato alle collezioni pubbliche, oppure il sistema può essere configurato per consentire agli utenti di registrarsi ed essere assegnati a uno o più gruppi di utenti. Ciò può avvenire automaticamente, in base alle informazioni fornite durante la registrazione, o manualmente, quando un amministratore esamina le registrazioni degli utenti e approva/rifiuta e assegna i gruppi di accesso.
6. Gestione delle richieste di utilizzo degli asset
Utilizzando i metadati per assegnare i diritti agli asset pubblicati sulla vostra soluzione DAM, gli utenti sapranno sempre a chi dare credito e quali restrizioni d’uso si applicano.
È possibile applicare automaticamente dei marcatori visivi alle risorse che hanno termini d’uso speciali per aiutare gli utenti a riconoscere immediatamente che una determinata risorsa ha determinate restrizioni o istruzioni d’uso.
Ad esempio, è possibile assegnare un marcatore alle immagini che possono essere utilizzate liberamente a condizione che venga dato il giusto credito. Quando un utente trova un’immagine di questo tipo nella collezione, passando il mouse sul marcatore vengono visualizzate le restrizioni d’uso e, aprendo il marcatore, viene visualizzata la linea di credito da utilizzare, che può essere copiata per l’uso nella pubblicazione.
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Per i sistemi rivolti al pubblico, come ad esempio un archivio pubblico, è possibile attivare meccanismi di copyright come la filigrana delle miniature e delle anteprime per impedire l’uso non autorizzato. I visitatori del sito possono essere autorizzati a effettuare ordini dopo una breve procedura di registrazione e possono essere richieste informazioni aggiuntive al momento dell’ordine. Ad esempio, si possono raccogliere informazioni sull’uso previsto del bene per valutare se l’ordine debba essere approvato o meno. Una volta approvato l’ordine, l’utente viene informato via e-mail e riceve un link diretto per scaricare l’asset.
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“Ora trovare tutte le nostre immagini è un’operazione piuttosto semplice. Ora che abbiamo un sistema di gestione delle risorse digitali a disposizione di tutto il personale, possono in gran parte autogestirsi”.
Jenni Carter – Responsabile dello studio fotografico, Galleria d’arte del Nuovo Galles del Sud
7. Integrazione CMS per una pubblicazione senza interruzioni
Integrando una soluzione DAM con il vostro CMS web, il vostro dipartimento di comunicazione sarà in grado di trovare e pubblicare gli asset approvati sul vostro sito web pubblico.
Fotoware dispone di widget web già pronti che possono essere recuperati dal sistema di pubblicazione web e utilizzati per cercare, sfogliare e selezionare gli asset visivi da inserire nel layout della pagina web.
Sfruttando la potenza dell’API di Fotoware, potete anche far elaborare gli asset su richiesta, ad esempio per ridimensionare e filigranare tutte le immagini pubblicate sul vostro sito web.
Fotoware tiene anche traccia dei record di pubblicazione degli asset e consente di revocare gli asset per i quali i diritti sono limitati nel tempo.
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